4.2 – La pertinence des systèmes
d’information :
Vous avez
dit système d’information ? Pour l’entreprise, son système d’information
est la clé de sa performance. Reste à savoir s’il est efficace.
L’informatique
est morte, vive les systèmes d’information. A en croire les gourous, le système
d’information est le remède à tous nos problèmes. Réunissant deux mots magiques
de notre temps, il ne peut que faire recette. Mais de quoi parle-t-on ? Il
est de tous les colloques, il fleurit dans les organigrammes et dans les
catalogues des consultants, mais il reste bien difficile à définir.
Pour les
uns, c’est tout simplement un avatar du concept d’organisation qui a eu son
heure de gloire dans les années 60.
Pour
d’autres, c’est la nouvelle manière de parler de l’informatique quand on n’est
pas informaticien.
Comme les
systèmes d’information sont à la mode et qu’on ne peut aisément les définir, que doit savoir un dirigeant qui se
voit proposer de lancer une démarche « système d’information » ?
Retrouvons
la définition de l’un des pères
fondateurs de la systémique, Jacques Mélèse, dès 1971 : « Le
système d’information, c’est l’ensemble
des moyens et des communications qui assurent la saisie, la mesure, le
contrôle, le stockage, le traitement et la distribution des
informations. »
Sur cette
base, il comprend aussi bien les informations, données, voix, images, textes,
que les procédures, le stockage et le traitement, les équipements
informatiques, les télécommunications et, bien sûr, les hommes. Une partie du
système d’information est informatisée, une autre manuelle, c’est un point
essentiel. Jourdain des temps modernes, nous avons tous un système
d’informations, plus ou moins efficace, et nous ne le savons pas.
Or, pour
l’entreprise, progresser dans la maîtrise de son système d’information
représente la clef de sa performance. Comptabilité, personnel, production,
marketing, vente, etc, chacun de ces systèmes a été construit pour faire face
aux contraintes du moment, exigences légales pour les unes, nécessités
opérationnelles pour les autres. Mais chacun joue sa propre partition, sans
chef d’orchestre, et le résultat devient cacophonique. Impossible de s’y
retrouver dans les données. Les réunions de service sont consacrées à se
disputer sur le contenu de chaque donnée et non pas à les analyser pour agir.
Les entreprises
agissent dans un univers mouvant et doivent identifier rapidement les enjeux et
les risques. Se doter d’un système d’information performant, c’est avoir un
outil de navigation fiable qui permet de savoir à tout moment où l’on se
trouve, où l’on va et où sont les concurrents, tout en veillant au moral de
l’équipage i Cohérence, fiabilité, rapidité en sont les caractéristiques de
base.
Hier,
l’informatique automatisait des domaines limités avec des traitements
centralisés et peu d’échanges. Aujourd’hui, elle s’attaque à des problèmes
transversaux complexes. L’erreur de conception ou d’exploitation coûte bien
plus cher. Les difficultés techniques du passé ne sont rien au regard des
erreurs conceptuelles du futur. La maîtrise des systèmes d’information ne doit
pas se limiter à quelques privilégiés, elle doit devenir collective. La
conception et la réalisation d’un système d’information sont des éléments
stratégiques de l’entreprise qui imposent du temps, des moyens, une implication
réelle de la direction. Les systèmes d’information ne se sous-traitent pas dans
leur intégralité et doivent conjuguer les moyens et l’imagination des
dirigeants, des utilisateurs, des informaticiens et parfois de conseils
externes. L’informatique elle-même, c’est-à-dire le choix des solutions
applicatives et des matériels, ne vient qu’en dernier ressort.
Le système d’information est le système
nerveux de l’entreprise : il mérite tous les égards, et en particulier
l’attention personnelle des dirigeants, pour faire face à la complexité et à
l’incertitude.
LE SYSTEME COMPTABLE, LE PREMIER
DES SYSTEMES D’INFORMATION ?
L’on peut se
poser les questions suivantes :
● A-t-on volé aux comptables l’exclusivité de
la représentation de l’entreprise ?
Le comptable
est un fabricant d’images. Il donne une représentation formalisée de
l’entreprise à travers l’information financière. Sa représentation est
transversale, car chaque activité de l’entreprise génère des flux financiers
dont le comptable assure l’agrégation sur la base de règles et de normes, au
sein du plan comptable légal.
● Où se trouve la vérité de la représentation
de l’entreprise ?
Le comptable
fait des photos périodiques sur le passé, au mieux sur le présent. Le dirigeant
d’entreprise a besoin d’un film en temps réel sur la vie de son entreprise et
d’images du futur. Il puisse des informations auprès de tous les acteurs de
l’entreprise. D’autres que le comptable le renseignent … Si le traitement est
assuré par les systèmes d’information opérants l’entreprise, la diffusion des
informations devient instantanée, et la
cérémonie des comptes « en différé » n’intéresse
plus.
Que deviennent donc les comptables ?
Ils doivent
devenir les architectes de systèmes pour garantir la cohérence des multiples
images internes et externes. Ils doivent réconcilier l’image réglementaire
statique et les images de gestion dynamiques.
Sont-ils
formés pour cela ?
Il faudrait
orienter les futurs managers de la fonction comptable vers la conception de
systèmes auditables, pertinents et utiles à la gestion. Il faut aussi leur
donner une vision sur la technologie qui va révolutionner leur métier, comme
les échanges de données informatisés ou les systèmes d’information pour
dirigeants.
QUESTION 2 :
Déterminer les caractéristiques d’un système
d’information pertinent et efficace.
