APPLICATION 2 DEUXIEME PARTIE

2-2 Les analyses théoriques sous jacentes au contrôle de gestion

Sont maintenant présentés et expliqués les fondements du contrôle de gestion par référence à deux courants théorique :

-         La cybernétique et la théorie de l’information

-         La théorie de l’agence ou du mandat.

          b-L’approche cybernétique :

Le « paradigme cybernétique » constitue le modèle implicite de référence dans de nombreuses analyses de gestion, et en particulier dans celles relatives au système d’information. La cybernétique est présentée traditionnellement  comme l’étude des systèmes, considérés sous l’angle de la commande et de la communication. Tous les systèmes semblent donc, a priori, concernés : automates, organismes vivants, organisations sociales. Les apports de cette discipline sont indiscutables sur le plan de la compréhension des mécanismes mais il faut se méfier des dangers de généralisation hâtive.

Les apports les plus notables de la cybernétique sont les suivants :

-           Elle permet de mettre en évidence les concepts logiques du contrôle qui reposent sur la dualité entre les actions mécaniques et les actions d’information.

-           Par là même, elle met en évidence le rôle central joué par l’information dans le processus de contrôle elle y apparaît sous trois formes comme objet soumis à des opérations, comme programme d’instructions, comme intermédiaire de la régulation, en particulier par la rétroaction, notion devenue aujourd’hui très familière.

La théorie de l’information a apporté des compléments intéressants :

-           Plus une situation est complexe, plus le nombre d’informations nécessaires pour la connaître ou la commander est élevé (loi de la variété requise) cela explique, on le verra plus loin, que les modes de contrôle deviennent de plus en plus globaux et qualitatifs.

-           Une information renseigne  d’autant plus sur une situation que cette dernière était moins probable se trouve ainsi justifiée l’importance qu’il convient d’accorder aux signaux faibles, hors des champs habituels et peu agrégés.

La limite de cette approche tient au fait que l’information n’y est considérée que par sa forme centrée sur le comportement des automates, la cybernétique ne peut pas prendre en considération la connaissance, la motivation, la compétence des individus. La transposition des concepts cybernétiques au contrôle de gestion doit donc se faire de façon restrictive. L’existence de propriétés formelles communes autorise des analogies satisfaisantes sur le plan de la compréhension des phénomènes mais l’entreprise possède d’autres propriétés qui ne s’accommodent pas de cette vision réductrice.

      b-L’approche contractuelle :

La théorie contractuelle des organisations, « en voie d’émergence », renferme semble-t-il, de nombreuses potentialités explicatives. Elle permet déjà, dans un premier temps, de faire une lecture nouvelle des problèmes de contrôle dans l’entreprise.

Cette théorie considère l’entreprise comme un ensemble de contrats (explicites ou implicites) désignés sous le terme générique de mandat.

Au sens strict, le mandat est en effet un contrat par lequel une personne (le mandant, ou principal) donne à une autre personne (le mandataire, ou agent) le pouvoir de faire quelque chose pour lui et en son nom. En prenant quelque distance par rapport aux aspects juridiques, o peut dire que la relation de mandat, ou la relation d’agence, caractérise la délégation de pouvoir, comme par exemple celle donnée par les propriétaires aux dirigeants. Les systèmes de contrôle externe sont la conséquence de cette différence de pouvoirs. La tenue des comptes joue alors un rôle de surveillance, tout particulièrement sur les avoirs de l’entreprise. Mais les systèmes comptables ont évolué graduellement et, sans abandonner les impératifs de surveillance, ils sont maintenant devenus plus sensibles à la réussite et à la performance dont ils permettent l’évaluation.

Entre les responsables et leurs collaborateurs existent également des relations de mandat : elles s’expriment implicitement (par exemple, à travers les contrats budgétaires ou les contrats de progrès) ou explicitement (par le contrat de projet, effectivement signé indépendamment du contrat de travail). On peut émettre l’hypothèse que les systèmes de contrôle interne, en particulier par les sécurités mises en place, sont en fait des moyens pour réduire les coûts liés à ces contrats (les coûts d’agence). En garantissant la confiance dans l’information et en réduisant l’incertitude dans les échanges (au sens large), ils ont une fonction d’assurance implicite.

Cette théorie, qui est loin d’être arrivée au stade de la maturité, permet toutefois de mettre en évidence les points suivants :

-           Elle vient compléter la vision globale de l’entreprise par une vision plus individualiste, expliquant les ajustements élémentaires (interpersonnels),

-           Elle réintroduit, à travers la relation de mandat, les problèmes d’autonomie et d’engagement volontaire la confiance mutuelle s’accompagne d’une demande mutuelle de contrôle. Cela est conforme aux études sur la communication qui montrent que sa réalisation effective repose autant sur la confiance réciproque entre les interlocuteurs que sur la vérité de la connaissance transmise.

L’approche cybernétique permet une description formelle des processus de contrôle, dans une perspective de régulation globale. L’approche contractuelle permet de réintroduire les acteurs dans le système. Cependant il ne s’agit là que d’éléments de compréhension et nous ne disposons pas d’une véritable théorie. Ces éléments suffisent toutefois pour justifier l’existence d’une demande de contrôle qui ne cesse de s’amplifier sous l’effet d’un accroissement simultané de la variété, de la complexité, de l’incertitude de systèmes gouvernés par des acteurs dont la rationalité est limitée.

QUESTION

1.     Délimiter et résumer les deux approches récentes de la théorie des organisations présentées qui précisent le fondement du contrôle de gestion.

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APPLICATION 2 PREMIERE PARTIE

2.1  . L’entreprise système :

L’entreprise : un système adaptatif complexe

Pour étudier le fonctionnement et l’évolution de l’entreprise, dans ses relations avec l’environnement, c’est cette notion de système adaptatif complexe qui nous semble la plus fructueuse.

Ainsi que tout système ouvert, le système adaptatif complexe doit être considéré comme un système finalisé. Aussi bien, la notion d’autorégulation, et a fortiori celle d’auto direction, impliquent-elles la référence à une norme, à une fin ultime. En d’autres termes, le fonctionnement logique de la firme, système adaptatif complexe, comporte la poursuite d’un état recherché. Cet état peut être très généralement défini comme la survie, ou comme le maintien de la viabilité du système.

La complexité du système que constitue la firme doit par ailleurs être davantage explicitée. Elle doit notamment grâce aux efforts de la théorie des organisations, qui définissent l’entreprise comme un ensemble de sous-système hiérarchisés à objectifs multiples.

Cette définition plus complète permet surtout d’éclairer les conditions du fonctionnement interne de la firme, et en particulier les conditions de coordination et de communication entre les diverses unités de décision. Mais ce serait appauvrir l’analyse de fonctionnement et d’évolution que nous nous proposons de développer ici, que de négliger les cheminements internes à l’entreprise.

Au total, par conséquent, nous considérerons l’entreprise comme un système ouvert, adaptatif, finalisé et formé de sous-système hiérarchisés.

L’environnement : un ensemble d’états et d’événements

Il reste maintenant à définir la notion d’environnement. Nous avons déjà souligné que l’environnement avec lequel l’entreprise entretient des échanges est de nature économique, sociale et politique.

L’environnement est conçu comme un ensemble d’éléments plus on moins distincts et appréhendés par l’entreprise sous la forme d’états ou d’événements. Dans cette acceptation, un événement est un ensemble d’états différents qui ont la même signification pour l’entreprise. Les relations spatiales et temporelles particulières qui existent entre les états et les événements d’un environnement spécifique, constituent les propriétés de cet environnement. Plusieurs arrangements des relations entre états et événements sont possibles ; chacun d’eux correspond à ce que l’on a coutume d’appeler une variété de l’environnement.

D’un autre côté, une variété particulière d’environnement peut être caractérisée par les relations spatiales et/ou temporelles relativement stables dont elle est formée. Les relations relativement stables d’une variété d’environnement sont appelées contrainte par opposition, on qualifiera de chaos une variété d’environnement dans laquelle les relations entre éléments sont si peu fixes qu’il y a la même probabilité pour un événement ou un état d’être associé à n’importe quel autre événement ou état. Cette situation de hasard total indique une variété d’environnement sans contrainte, qui ne saurait rendre compte de la notion d’environnement économique, social et politique de l’entreprise, si ce n’est peut être aux époques les plus révolutionnaires.

C’est donc la notion de variété contrainte d’environnement qui sera ici retenue et l’environnement lui-même sera défini par la nature et le nombre des variétés contraintes qu’il revêtir.

L’efficacité des procédures d’information

L’entreprise a besoin de deux catégories d’informations : une information sur l’environnement et une information sur son propre fonctionnement.

-       L’information sur l’environnement lui permet de connaître la variété de celui-ci à une moment donné, de prévoir les éventualités de transformation de cette variété dans l’avenir, de saisir le moment particulier où l’une des variétés possibles se réalise.

-       L’information sur son propre fonctionnement permet à l’entreprise de contrôle à chaque moment la conformité des résultats à l’égard des objectifs et de réviser la stratégie dans l’hypothèse de non-conformité.

Bien entendu, c’est essentiellement à l’épreuve des faits que l’on est à même de juger de la qualité d’une fonction d’information. Cette qualité est évidente si les signaux internes ont permis la révision au moment opportun et si les signaux d’environnement ont permis de mettre en œuvre une stratégie qui réalise la  finalité de survie de la firme. On retrouve ainsi, au niveau du choix des fonctions d’information, le rôle de l’apprentissage à partir des expériences passées.

Le choix des signes d’information constitue l’opération primordiale de la procédure d’information. C’est cette opération qui détermine la qualité de l’information. Mais la procédure d’information ne saurait être efficace s’il n’y a pas communication des flux d’information aux niveaux de décision opportuns et aux moments opportuns.

QUESTIONS :

1.     Comment est défini l’environnement ?

2.     Retrouver les caractéristiques de l’entreprise système ?

3.     En quoi et comment le contrôle de gestion sert les procédures d’information ?

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